در یک سازمان یا ارگان اداری انتقال سریع و لحظه ای اخبار آن سازمان، اطلاعیه های آن ارگان و همچنین قوانین مربوط به آن اداره، نقش بسزایی در پیشرفت کار مراجعین دارد. در این بین اطلاع رسانی هوشمند و سریع نقش بسیار مهمی در هوشمند سازی ادارات و سازمان ها ایفا میکند. سیستم های نمایش هوشمند میتوانند در قالب تصاویر متحرک، زیرنویس و یا اخبار کوتاه، اطلاعات لازم را به کارکنان و همچنین مراجعه کنندگان ارائه کنند.
از مشکلات ساختمان های اداری مسئله ی مسیریابی است. سازمان ها میتوانند با نصب سیستم های نمایش هوشمند مسیرها در مکان های مناسب، مراجعه کنندگان را به محل مورد نظرشان راهنمایی کنند.
وجود سیستم اعلان حریق و اعلان های از پیش تعیین شده میتواند امنیت یک ساختمان را چند برابر کند. همچنین وجود سیستم پخش هشدار تخلیه ساختمان در زمان بروز حادثه از موارد بسیار مهم امنیتی میباشد.
تعداد زیادی از مراجعه کنندگان به سازمان ها و ارگان های دولتی سوالات متداول و مشابهی دارند و روزانه کارمندان باید به سوال های مشابه پاسخ دهند. این کار هم برای مراجعه کنندگان وقت گیر بوده و همچنین سبب کاهش تمرکز کارکنان آن اداره میشود. وجود یک سیستم پاسخگویی هوشمند به سوال های متداول مراجعه کنندگان سبب رشد همه جانبه و افزایش بهره آن سازمان میگردد.
تهویه مطبوع و برقرار بودن دما و رطوبت مناسب در یک ساختمان از موارد بسیار مهم در راحتی افراد آن ساختان است. در یک سازمان هوشمند کارکنان آن سازمان میتوانند با گوشی خود دما و رطوبت اتاق خود را تنظیم کنند، و شرایط مطلوب را برای خود فراهم کنند.
به دلیل وسعت سازمان ها و ادارات و تعدد کارکنان اگر به مسئله صرفه جویی در مصرف انرژی توجه نشود باعث هدر رفتن منابع انرژی میشود. تنظیم خودکار روشنایی و کنترل هوشمند تهویه از مواردی هست که اگر به آن توجه شود کمک زیادی به صرفه جویی در انرژی میکند.
مزایای هوشمند سازی ادارات
· کاهش هزینه های مصرفی
· کاهش مصرف انرژی و بهینه سازی آن
· عملکرد کارآمد سیستم های ساختمان
· تامین رفاه و آسایش کارمندان و کارکنان
· کنترل و مدیریت بیشتر
· افزایش طول عمر تاسیسات
· سرعت در انجام کارها
· ایجاد فضای مطلوب برای کار
· تضمین امنیت و کاهش فساد
· صرفه جویی و مدیریت زمان